團(tuán)體的工作要順利開展，需要良好的內(nèi)部溝通機(jī)制，這包含了自上而下信息的通暢，也包含了自下而上的信息通暢。信息的溝通主要以聲音郵件、電子郵件、各種備忘錄以及各種會(huì)議等實(shí)現(xiàn)。在這一點(diǎn)上，麥肯錫公司所采取的方法與任何現(xiàn)代組織并無差異，但以麥肯錫多年的工作經(jīng)驗(yàn)，我們還是能從中發(fā)現(xiàn)不少使內(nèi)部溝通的獨(dú)特的方法，這對(duì)我們還是有所裨益的。

    信息很重要，但更重要的是讓信息流動(dòng)起來。在這里順便提一下“蘑菇法”，說的是把蘑菇施好肥，讓它們處于暗中，觀察一下它們會(huì)長(zhǎng)成什么樣子。許多人可能沒注意到蘑菇法是可以雙向運(yùn)用的，這就是說它同樣影響到領(lǐng)導(dǎo)，也就是把領(lǐng)導(dǎo)置于黑暗中，讓他蒙在鼓里。不論從哪個(gè)角度講，“蘑菇法”的結(jié)果只會(huì)使效率降低，而團(tuán)隊(duì)的成功，取決于信息的流動(dòng)。

    要保證團(tuán)隊(duì)成員了解項(xiàng)目的大致框架，尤其在大項(xiàng)目實(shí)施期間更要注意，這是保證信息暢通的重要環(huán)節(jié)。讓大家了解自己工作的目標(biāo)是什么，了解自己工作的價(jià)值所在，這樣工作起來才會(huì)心明眼亮目標(biāo)明確，如果對(duì)此大家都蒙在鼓里，工作的目標(biāo)不明確，也不了解工作的價(jià)值所在，這樣勢(shì)必會(huì)影響到士氣，低落的士氣是會(huì)影響工作的進(jìn)度和質(zhì)量的。而在信息暢通的前提下，人們會(huì)煥發(fā)出精氣神，這種精氣神會(huì)直接使項(xiàng)目受益。因?yàn)橐话愠蓡T比領(lǐng)導(dǎo)更接近事情本身，因此對(duì)于一般成員來講，信息通暢的意義就更大了。

    信息暢通還表現(xiàn)在我們既要了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，也要讓領(lǐng)導(dǎo)了解團(tuán)隊(duì)工作的進(jìn)展，這對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)掌握情況，及時(shí)解決工作中的問題，使計(jì)劃能夠按期完成，都有意義。

    內(nèi)部信息的交流主要以消息和會(huì)議的形式實(shí)現(xiàn)，我們首先來關(guān)注一下會(huì)議的形式。會(huì)議為信息交流提供了一個(gè)平臺(tái)，它可以讓團(tuán)隊(duì)全體成員在一起分享信息，加強(qiáng)了隊(duì)員之間的溝通和聯(lián)系，使每個(gè)人都能認(rèn)識(shí)到自己是團(tuán)隊(duì)中的一員，是團(tuán)體的組成部分。麥肯錫前項(xiàng)目經(jīng)理蘇扎樂·托司尼現(xiàn)在是freddie mao公司的高級(jí)管理人員，他就認(rèn)為，一個(gè)會(huì)議能否成功，關(guān)鍵在于能否確保團(tuán)體的每個(gè)成員都能出席。要做到這一點(diǎn)，就要使會(huì)議的日程成為每個(gè)人日程安排的重要一項(xiàng)。會(huì)議的舉行要有議題，如果沒有什么議題，則提前通知取消會(huì)議。

    會(huì)議確定召開后，接下來就要確定議程和領(lǐng)導(dǎo)，這也是會(huì)議成功的關(guān)鍵因素。議程數(shù)量不在多，要保證質(zhì)量，使參會(huì)人員能集中掌握重要議題、事項(xiàng)以及問題發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)。某些不太急的事情不妨?xí)壕徲懻摚蛴^察一段時(shí)間再定。作為領(lǐng)導(dǎo)，在掌控會(huì)議議程時(shí)，要盡可能做到議題精煉，必要的會(huì)議一定要開，有必要時(shí)可能還要多開幾次會(huì)，但無關(guān)緊要的會(huì)議則堅(jiān)決不開。

    信息的溝通方式很多，有些地方你也許并不在意，卻也是溝通信息的獨(dú)特方式，比如在去餐廳的路上，在寫字樓的走廊里，在客戶單位，只要是一切與人接觸的地方，都是獲取信息的場(chǎng)所。在這樣的場(chǎng)所與人聊聊天，相互介紹一下各自的情況，都可以獲得很多信息，甚至是很有價(jià)值的信息。這樣的聊天好像很隨意、很隨機(jī)，但不要輕視。

    信息溝通要做到經(jīng)常性、公開性，不論選擇哪種方式，這個(gè)工作都是十分重要的，對(duì)你的團(tuán)隊(duì)來說會(huì)起到鼓舞士氣增強(qiáng)凝聚力的作用，這樣做會(huì)加快工作步伐，提高工作效率。

    我們正處于信息大爆炸的時(shí)代，對(duì)信息做篩查是非常重要的，一個(gè)有效的信息一般要具備三個(gè)條件，即簡(jiǎn)潔、完整和結(jié)構(gòu)。無論是我們接受還是發(fā)出，具備了這三項(xiàng)條件，才稱之為好的信息，才能被人理解。

    有效的信息和有效的情況具有相同的特征，我們接觸的每一個(gè)信息，電子郵件、聲音郵件或備忘錄，乃至手寫的便條，其實(shí)都是一份微縮的情況說明書，通過它們向受眾說明情況，讓受眾了解情況。因此，它必須是簡(jiǎn)潔的，觀點(diǎn)要明確；它還需要完整，就是包含了要告知受眾的所有觀點(diǎn)；同時(shí)它還需要結(jié)構(gòu)完整，就是通過一定的方式將這些觀點(diǎn)清楚地告知受眾。

    （1）簡(jiǎn)潔

    在工作和生活中我們可能會(huì)遇到這樣的情形，書寫一段說明文字時(shí)，我們可能會(huì)字斟句酌，力求簡(jiǎn)明扼要，恰到好處，可是一旦變成口頭表述，也許就啰唆起來，會(huì)羅列很多現(xiàn)象，浪費(fèi)很多無用的詞匯。針對(duì)這種現(xiàn)象，我們?cè)趥鬟f聲音郵件時(shí)就要有所警惕了。每當(dāng)張口講話前，一定要在內(nèi)心將要傳遞的信息做必要的篩檢，將它們濃縮成簡(jiǎn)明扼要的幾點(diǎn)，這樣才能方便對(duì)方接受。必要的話可以先把要講的話寫在紙上。在麥肯錫公司，一些顧問會(huì)把要傳遞的信息書寫成文本，當(dāng)然，這樣也許有點(diǎn)過于講究，我們只要將內(nèi)容壓縮成幾點(diǎn)就可以了。

    （2）完整

    前面講了簡(jiǎn)潔，但要注意簡(jiǎn)潔只是形式上的壓縮，而不能因此影響到內(nèi)容的完整性。一個(gè)有效的信息，必須是內(nèi)容完整充實(shí)的，這是我們信息的核心。比如你向上司匯報(bào)工作，你不能只是講我正在干某件事，還要告訴上司事情的前因后果，還有你處理的情況，你的觀點(diǎn)和方法。如果這樣的內(nèi)容在你腦海中還未形成，那就不要打擾上司，不要用無用的話耽誤上司的時(shí)間，當(dāng)然，那也是耽誤自己的時(shí)間，直到一切整理完整再去匯報(bào)。

    （3）結(jié)構(gòu)

    信息的傳遞不是隨意就能完美實(shí)現(xiàn)的，要想讓對(duì)方容易理解，你就要對(duì)信息做一番整理，除了內(nèi)容上，在結(jié)構(gòu)上也要有所講究，即先說什么后說什么。講究結(jié)構(gòu)的信息，會(huì)讓對(duì)方容易理解和接受。

    當(dāng)然，完美一方面要注意信息的結(jié)構(gòu)，也要注意不要太教條，要做到恰到好處才是。麥肯錫顧問就有過這方面的例子，紐約辦事處的一位項(xiàng)目經(jīng)理在列自己的購物清單時(shí)都是按照麥肯錫公司的格式做的，還有一位在夫人的留言機(jī)上留下感情信息，也是按照麥肯錫的結(jié)構(gòu)做的。這些是比較極端的例子，我們當(dāng)然不能像他們那樣，但有效信息的三個(gè)要素卻是要記牢的。