某購物中心聘請了一位職業(yè)經(jīng)理人，這位經(jīng)理人清楚地知道，要想提高公司業(yè)績，最重要的事情是與各家承租商建立良好的關(guān)系。然而，經(jīng)過調(diào)查，他發(fā)現(xiàn)，公司員工用于這項(xiàng)重要工作的時(shí)間實(shí)際不到5%，因?yàn)橛刑喱嵤聽砍读怂麄兊木?，例如開會(huì)、打電話、寫報(bào)告等，他們每天都忙碌得疲憊不堪，卻收效甚微，與各家承租商之間的溝通也僅限于收賬或協(xié)商分?jǐn)倧V告費(fèi)等只會(huì)讓雙方關(guān)系更加緊張的事情。事實(shí)上，各家承租商也非常希望能夠與購物中心建立良好的關(guān)系，希望管理者能夠幫助他們解決問題，而不是在雙方之間建立矛盾。這位經(jīng)理人在了解了情況之后，立即決定調(diào)整工作方向，將員工三分之一的工作時(shí)間用于改進(jìn)與承租商之間的關(guān)系。此后一年多的時(shí)間，該購物中心的業(yè)績提高到了原先的4倍之多。

    很明顯，該購物中心的員工此前只顧忙于做緊急而瑣碎的事情，而忽略了最重要的事情。

    從理性的角度講，做要事和做急事之間正確的選擇應(yīng)當(dāng)是前者，但在實(shí)際工作和生活中，人們常常容易偏離這個(gè)原則。但要想成功做好一件事，做好工作，這個(gè)原則必須遵守，這就要求在每項(xiàng)工作開始前，首先明確當(dāng)前最重要的事是什么，應(yīng)當(dāng)將精力重點(diǎn)放在哪里。只有分清主次，才能有效地開展工作，具體地說要注意以下幾點(diǎn)：

    1.明確自己長遠(yuǎn)的目標(biāo)

    在工作中，每個(gè)人都擔(dān)負(fù)著一定的責(zé)任，有的責(zé)任大些，有的看似小些，有的工作很顯赫，有的很平凡，但無論怎樣，這都是當(dāng)下的情形。我們的目光不要僅僅盯在當(dāng)下，而是要著眼長遠(yuǎn)，那就是我們的將來是什么樣子，未來的藍(lán)圖是什么樣子。這個(gè)長遠(yuǎn)目標(biāo)一旦確立，我們就要拋棄一切與之無關(guān)的東西，朝著既定的目標(biāo)努力。

    2.現(xiàn)在我要做什么

    事情有緩急之分，還有需要與否之分，這些都要明確。我的任務(wù)是什么，哪些必須做，哪些必須由你來做，這也是要明確的。必須做的事情，不一定要由你親自來做，你可以交代給別人做，你負(fù)責(zé)監(jiān)督即可。

    3.什么樣的事情給我的回報(bào)最高

    人的精力是有限的，應(yīng)該把有限的精力投入到對自己回報(bào)最高的事情上。所謂回報(bào)最高，就是高人一等之處。帕累托定律告訴我們什么才是最具戰(zhàn)略性的眼光，就是把80%的時(shí)間和精力用在最高回報(bào)的事情上，余下的時(shí)間和精力放在其他事情上。

    4.要明確做哪些事情能給自己以滿足感人們一般會(huì)認(rèn)為最高回報(bào)的事情所帶來的滿足感自然也最大，但事實(shí)是并非所有的事情都如此。不管你是什么人，社會(huì)地位如何，都需要通過做事使自己得到滿足和愉悅，只有這樣，生活才是充實(shí)的，生命才是充滿活力和情趣的。

    明確這四個(gè)方面的問題，并使之兌現(xiàn)于我們的工作和生活中，才不至于在紛繁的生活和工作中窮于應(yīng)對，才能讓自己真正獲得工作的成功和生活的樂趣。

    時(shí)間管理的“四象限法則”

    我們每天面對的事物紛繁雜陳，對這些事物如果做一番歸類，就大致可以劃分為四個(gè)象限，通過這樣的歸類，復(fù)雜的事物就會(huì)變得清晰起來。

    第一象限：重要且緊急的事情

    “緊急”意味著需要立即著手去做，“重要”則意味著對個(gè)人或團(tuán)隊(duì)有著重大影響。這一象限會(huì)涉及很多事情，例如公司會(huì)議急需的報(bào)告、客戶打來的投訴電話、明天就到期的信用卡賬單、家人突然出了意外事故等。這些事情又緊急又重要，你必須立即放下其他所有事情，把全部精力投入到這些事情中。如果你一再拖延，只會(huì)讓事情變得越來越急，最終讓你陷入被動(dòng)和焦慮。

    對你來說，這是最重要的環(huán)節(jié)，一定要緊緊抓住，因?yàn)樗P(guān)系到你目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，和你的生活密切相關(guān)。與其他事情相比，你都要做優(yōu)先的考慮和實(shí)施。這個(gè)問題解決了，其他事情才能順利進(jìn)行。

    第二象限：重要但不緊急的事情

    這一象限中的事情雖然不如第一象限那么緊急，但是它關(guān)系到個(gè)人的長期發(fā)展。它涉及你的理想、學(xué)習(xí)計(jì)劃、職業(yè)規(guī)劃等，例如學(xué)習(xí)一項(xiàng)技能、培養(yǎng)一種習(xí)慣、進(jìn)行形象管理、閱讀幾本書籍等。這些事情對你的人生意義重大，但是你通常都會(huì)給它們安排充足的時(shí)間，因此你可以在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行變通。然而，倘若你每天只追趕瑣碎而不重要的事情，那么就會(huì)因沒有精力而一再拖延這些重要的事情，到了某一時(shí)刻，這些事情就被迫從第二象限轉(zhuǎn)入第一象限，讓你措手不及，壓力劇增。

    如何對待雖然重要卻并不急迫的事情，這是對我們的一個(gè)考量，反映了一個(gè)人對人生、工作目標(biāo)和進(jìn)程的判斷能力。許多人對此是有所認(rèn)識(shí)的，但僅僅因?yàn)椤安痪o急”，因而有所放松警覺，比如那些關(guān)于道德品質(zhì)的培養(yǎng)、身心健康的關(guān)注、情感意志的陶冶等，這些看起來不著急，就一天天地拖了下去，直到不了了之。這是很危險(xiǎn)的，這樣做很可能斷送了你未來的藍(lán)圖，斷送了你的前途。

    第三象限：緊急但不重要的事情

    細(xì)想一下，這樣的情形經(jīng)常發(fā)生在我們的生活中。在你正常的生活節(jié)律中，忽然出現(xiàn)了不和諧的音符，比如本來你在安靜地讀書，或者已經(jīng)休息，為來日緊張的工作儲(chǔ)備充足的精力，但此時(shí)一個(gè)不期而至的電話響起，那是朋友盛情的邀請，于是，你很無奈地去應(yīng)酬，喝得頭昏腦漲，忘卻了一切，身體、家庭，還有來日緊張的工作。這樣一來，就會(huì)造成該做的事情不能圓滿完成，而不該做的事情卻占用了你寶貴的時(shí)間和精力。

    這些事情，應(yīng)該歸入優(yōu)先事項(xiàng)中，這就要求你要像我們在前文中講過的那樣，學(xué)會(huì)正確安排事情的次序，避免把第三象限中的事情錯(cuò)誤地歸入第一象限。

    第四象限：既不緊急也不重要的事情這一象限中的事情可做可不做，它們或許可以調(diào)劑生活，但是卻不值得你沉迷其中，占用大量時(shí)間和精力。例如，晚飯后，你習(xí)慣地蜷縮在沙發(fā)上翻著電視頻道，翻來覆去，似乎沒有你喜歡的節(jié)目，但又無所事事。你忽然覺得這樣耽誤了很多寶貴的時(shí)間，不如做點(diǎn)有意義的事情，比如靜下心來讀本書，哪怕做些簡單的家務(wù)，和孩子聊聊天，玩玩游戲，但又習(xí)慣地每日重復(fù)著同樣的動(dòng)作，時(shí)間就是這樣被一天天地蠶食掉的。

    關(guān)于這四個(gè)象限，你可以更直觀地用一個(gè)坐標(biāo)來表示。

    觀察一下你的時(shí)間和精力都處于哪個(gè)象限。如果是a點(diǎn)，就表示你忙亂的程度，它意味著你耗損的精力很大，即便如此，還是會(huì)有很多相似的情形向你壓來。長此以往，窮于應(yīng)付的你將筋疲力盡，最終再也無法應(yīng)對。

    如果是c點(diǎn)，表示你認(rèn)為許多緊急的事情需要盡快處理。但它們也許并不重要，僅僅因?yàn)檫@些事情是由別人來發(fā)起的，而你只是被動(dòng)地被人家操縱。

    而d點(diǎn)會(huì)告訴你你所做的一切都毫無意義，既無效率，也無效能，除了白白浪費(fèi)你的時(shí)間和精力，沒有任何回報(bào)。而從另一個(gè)角度講，你還是個(gè)不能自控的人。

    現(xiàn)在只有b點(diǎn)了。有些事情并不緊急，但卻與我們的道德品質(zhì)、生活習(xí)性和質(zhì)量、教育程度以及工作業(yè)績息息相關(guān)。如何對待這些看似不很急的事情，關(guān)系著我們是否事業(yè)成功、生活幸福。明確了這一點(diǎn)，你就會(huì)有計(jì)劃地修養(yǎng)身心，安排好生活，關(guān)注好身體，永遠(yuǎn)保持最佳狀態(tài)。這樣看來，選擇b點(diǎn)才是正確的。

    在生活和工作中，處于a點(diǎn)的人很多，他們很忙碌、很敬業(yè)、很勤奮，然而卻效率低下。何以如此？就是因?yàn)樗麄儼褧r(shí)間和精力都用在所謂緊急的事情上，而那些所謂緊急的事情永遠(yuǎn)也沒個(gè)完結(jié)，永遠(yuǎn)需要人窮于應(yīng)對，而真正用在d點(diǎn)上的時(shí)間和精力則不足。這就是現(xiàn)狀。根據(jù)四象限法則，我們可以做個(gè)總結(jié)：重要但不緊急的事情是最重要的事情，你應(yīng)該在這些事情上分配更多的時(shí)間和精力。因?yàn)楹芏嘀匾志o急的事情都是由重要但不緊急的事情轉(zhuǎn)化而來的，所以，越早處理重要但不緊急的事情，就能夠越早避免發(fā)生更多忙亂的情況。例如，在公司事務(wù)中，有一項(xiàng)“預(yù)防措施”就屬于重要但不緊急的事情，對一家公司來說，遇到突發(fā)事件是再正常不過的事情，最重要的是提前制訂預(yù)防措施，這是評(píng)判公司管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

    在比利時(shí)，曾經(jīng)有30多個(gè)孩子因?yàn)楹攘擞袉栴}的可口可樂而生病住院?？煽诳蓸饭靖鶕?jù)此前制訂的預(yù)防措施，立即由副總裁親自前往比利時(shí)，向比利時(shí)全國宣布，凡是購買了可口可樂的消費(fèi)者，都可以用小瓶可口可樂無償換取大瓶可口可樂，這一舉措很快平息了此次事件?？煽诳蓸饭镜念A(yù)防措施在關(guān)鍵時(shí)刻拯救了整個(gè)公司。